Word Vorlagen

__Microsofts Word wird für fast jede Art von Briefen eingesetzt: Von privaten Briefen in Haushalten, bis zu komplexen Geschäftlichen Briefen.
Was viele aber nicht wissen: Word kann noch einiges mehr als angenommen; mittels Formatvorlagen, Formularen und VBA Makros könnte man sich so manchen Prozess erheblich vereinfachen.__

Einleitung

Dieser Workshop widmet sich der Erstellung professioneller Word Vorlagen. Schritt für Schritt werden zuerst grundsätzliche Abläufe aufgezeigt, bis zum Schluss, wo es noch um die Programmierung mit VBA-Makros geht.

Was sind Dokumentvorlagen?

In Microsoft Word kann man sogenannte "Dokumentvorlagen" erstellen um ein Muster für häufig gebrauchte Dokumente darzustellen. Diese sollten keine spezifischen Daten wie beispielsweise die Adresse einer einzelnen Person enthalten; stattdessen werden variablen verwendet, also z.B. [[ADRESSE], [[BETREFF], o.ä.

Vorlagen statt Word-Dokumente

Um einen neuen Brief zu erstellen verwenden die meisten eine "Vorlage". Nur meistens handelt es sich dabei einfach um ein zuvor erstelltes Dokument, dass dann mittels "Speichern unter…" einfach auf einen anderen Namen gespeichert wird. Vergisst man das "Speichern unter…" zu wählen, wird einfach der alte Brief überschrieben und mit der Zeit entsteht ein Chaos.
Viel einfacher geht’s wenn man sich einen Standard-Brief erstellt und diesen beim Speichern-Dialog nicht als Word-Dokument, sondern als Word-Vorlage speichert.

Um das zu tun wählt man beim Feld "Dateityp" statt "Word-Dokument (.doc)" einfach: "Dokument Vorlage (.dot)". Ruft man dann diese Vorlage auf, erscheint automatisch immer der "Speichern unter…"-Dialog.

Im nachfolgenden Workshop werden wir uns eine Vorlage für einen Standard-Brief zusammenstellen:

# Neues Dokument erstellen
# Den Brief nach belieben gestalten, dabei daran denken statt einer Beispieladresse [[ADRESSE] schreiben, statt des Datums: [[DATUM], usw.

Kopf-/Fusszeile

Die Kopf-, bzw. Fusszeile ist wie der Name schon sagt dazu gedacht Kopf-/Fussnoten, also etwa die eigene Adresse oder die Seiteanzahl anzubringen. Der Vorteil daran liegt, dass man diese dann nicht mehr selbst in jede Seite einfügen muss – und sollte sich mal etwas ändern, genügt es die Kopfzeile der ersten Seite zu ändern und alle Seiten enthalten automatisch die neue Kopfzeile. Zudem wird die Kopfzeile während dem schreiben des Dokuments uneditierbar, so dass man diese nicht versehentlich ändert.

Wir werden für unseren Muster-Brief also als erstes die eigene Adresse in die Kopfzeile einfügen:

# Aktivieren mittels dem Menu: Ansicht->Kopf- und Fusszeile.
# Text, z.B. die Adresse, Dokumenttitel, o.ä. eingeben.
# Mittels erneutes klicken auf Ansicht->Kopf- und Fusszeile kommt man wieder zum Dokument. Die Kopfzeile ist nun grau und nicht mehr editierbar. Will man etwas ändern einfach die obigen Schritte wiederholen oder auf die Kopfzeile Doppelklicken.

Funktionsfelder

Mittels sogenannten Funktionsfeldern kann man sich das leben sehr vereinfachen weil diese bestimmte Werte, wie beispielsweise das aktuelle Datum automatisch anzeigen. Das wollen wir uns in unserem Brief zunutze machen, indem wir an der üblichen Stelle neben dem Ort das Erstellungsdatum des Dokumentes automatisch einfügen lassen:

# Cursor an die Stelle positionieren wo später das Datum erscheinen soll
# Menu: Einfügen->Feld… anwählen
# Im darauf folgenden Dialog selektieren wir in der linken Spalte die Zeile wo "Datum und Uhrzeit" steht
# Dann wählen wir in der rechten Spalte den Eintrag "CreateDate" aus, der Datum und Uhrzeit des Erstellungsdatums des Dokuments einfügt. Da in den meisten Briefen jedoch nur das Datum ohne Uhrzeit angegeben ist, klicken wir noch auf "Optionen…". Im nächsten Dialog ist links das Format "dd.MM.yyyy" schon ausgewählt, also müssen wir nur noch auf "Hinzufügen" klicken.
# Jetzt auf "OK" klicken und in vorherigen Dialog nochmals auf "OK". Jetzt erscheint das aktuelle Datum und wir müssen künftig nie mehr das Datum ändern, wenn wir einen neuen Brief schreiben; es wird immer automatisch das Datum eingefügt an dem das Dokument erstellt wurde. Praktisch, nicht?
Übrigens: Will man statt des Erstellungsdatum immer das aktuelle haben, einfach zuoberst statt "CreateDate", "Date" auswählen.

Formulare

{IMG(fileId="55",thumb="y",rel="box[g]",imalign="left",align="left")}{IMG} Dieses Thema enthält gleich zwei verwirrende Begriffe, die wir hier auflösen werden und die uns sehr Hilfreich dienen werden während des Erstellens unserer Briefvorlage. Das eine ist wie schon gesagt "Formulare", dass andere ist der "Dokumentenschutz".
Beim Begriff "Formulare" denken wir als erstes Dokumente bei denen der Empfänger des Dokuments Kreuzchen machen muss, oder Felder ausfüllen. -Dabei meint Word damit was ganz anderes, nämlich Formulare zum eingeben von Daten im Word-Dokument. Beim Dokumentenschutz denken viele an eine Funktion zum schützen des Dokuments vor der Bearbeitung durch andere. Obwohl man den Dokumentenschutz dazu gebrauchen könnte, liegt seine primäre Funktion nicht darin das Dokument vor anderen zu schützen, sondern vor der (versehentlichen) Eingabe von sich selbst! 😉
-Mit diesen beiden Funktionen kann man sich nun ganz einfach einen Standardbrief Erstellen, bei dem der Text nicht mehr Editierbar ist, man aber die variablen Felder wie Adresse, Anrede, usw. ganz einfach in Formularfelder eintragen kann; für Texte, die sich nur in einem Teil ändern (z.B. die Anrede), kann man wie bei Webformularen aus einem Dropdownfeld die geeignete auswählen und erspart sich so dass lästige schreiben.

Dies wird an unserem Beispiel Standardbrief verdeutlicht, erst gehen wir aber mal auf: Ansicht-Symbolleisten-Formular. Damit wird eine neue Symbolleiste mit den Formular-Werkzeugen eingeblendet.

Nun gehen wir alle unsere in [] eingeschlossenen Variablen Felder durch und fangen bei [[ADRESSE] an. -Anstatt [[ADRESSE] klicken wir nun auf das erste Symbol in der neuen Leiste ‚Textformularfeld‘. Dabei erscheint an der Stelle wo mal Adresse stand jetzt ein graues Feld. Danach gehen wir genauso mit allen anderen Feldern vor und fügen für jede Variable (Die in den Klammern) so ein Feld ein, bis wir zur [[Anrede] kommen. Hier klicken wir anstatt des ersten Symbols auf das dritte Symbol ‚Dropdown-Formularfeld‘. Dieses sieht nun äusserlich noch gleich aus wie die vorherigen, was sich aber gleich ändern wird.
{IMG(fileId="54",thumb="y",rel="box[g]",imalign="right",align="right")}{IMG} Durch einen Doppelklick auf das graue Feld erscheint ein Dialog: ‚Optionen für Dropdown-Formularfelder‘. Hier tragen wir im ersten Textfeld ‚Dropdownelement‘ den Text "Sehr geehrte Damen und Herren" ein und klicken auf "hinzufügen"; danach wiederholen wir diesen Schritt nochmals für die anderen beiden Anreden ("Sehr geehrte Frau"; "Sehr geehrter Herr"). -Bei Bedarf kann man natürlich noch weitere Anreden hinzufügen, wie z.B. "Sehr geehrter Herr Dr.", usw. Nun abschliessend auf OK drücken um das Auswahlfeld abzuschliessen.
Nun kommt der Trick mit dem "Dokumentenschutz": Diesen muss man, wenn man das Formular aktivieren möchte zwingend benutzen. Wir klicken deshalb abschliessend auf das Schloss-Symbol ganz rechts ‚Formular Schützen‘. Nach diesem Schritt sind nur noch die Formularfelder editierbar und das Anrede-Feld verwandelt sich in ein Dropdownfeld, bei dem wir von nun an bequem auswählen können wie die Anrede sein soll.
Die Brief-Daten selber können wir nun wie in einem Formular eingeben und per Tabulatortaste (TAB) von Feld zu Feld springen. Der eigentliche Text und sämtliche Formatierungen bleiben erhalten.
Übrigens, wenn mal eine Änderung am text oder den Formularfeldern angebracht werden soll, genügt es ganz einfach die Symbolleiste ‚Formular‘ erneut aufzurufen und das Schloss-Symbol erneut anzuklicken, die Änderungen vorzunehmen und dann das Formular wieder zu schützen.

VBA-Makros

Der letzte Punkt, den ich hier behandeln möchte ist das automatisieren gewisser Aufgaben mit Makros. Microsoft hat nicht umsonst mit seinem "Visual Basic for Applications", kurz "VBA" eine sehr mächtige und Leistungsfähige Programmierumgebung in alle Ihre Office Produkte eingebaut. -Doch keine Angst, Makros lassen sich, mittels dem eingebauten "Makrorekorder" auch ganz ohne Programmierkenntnisse erstellen!

Doch zunächst noch eine Erklärung für was Makros gut sind: Im Prinzip lässt sich nahezu _alles_ was man in Word (oder einem anderen MS Office Programm) machen kann "fernsteuern", d.h. man kann Word sagen mach dies und danach das, usw. Danach kann man diese Abfolge von Aktionen automatisch ablaufen lassen. -Man kann natürlich auch andere Programme aufrufen lassen und Word sagen, es soll gewisse Texte aus dem Word Dokument automatisch in eine Excel-Tabelle einfügen, diese Berechnen und dann ausdrucken. – Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt.

{img fileId="53" thumb="y" rel="box[g]" imalign="left" align="left"} Doch fangen wir erst mal mit einem kleinen Beispiel zur Verdeutlichung an:

# Öffne ein neues Word Dokument
# Gehe auf Extras-Makro-Aufzeichnen… und klicke im Nachfolgenden Dialog auf OK.
# Jetzt hat sich der Cursor in ein Tonband-Symbol verwandelt und es erscheint ein Kasten, der wie die Bedienelemente eines Tonbandrecorders aussieht. Gib nun etwas text ein und formatiere ihn ein wenig, d.h. die einen Wörter Fett, Kursiv, Schriftfarbe ändern, usw.
# Wenn du Fertig bist, klicke auf das Stop-Symbol im Recorderkasten.
# Lösche nun den ganzen Text wieder.
# Nun gehe auf Extras-Makro-Makros…
# Wähle hier Makro1 aus und klicke auf ‚Ausführen‘.
# Word hat sich vorher beim Aufzeichnen alle Aktionen die du zuvor gemacht hast gemerkt und wird, wie du siehst genau dasselbe wieder tun.

<B>Tipp:</B> Unter Extras-Makro-‚Visual Basic-Editor‘ kannst du dir jederzeit anschauen wie der Programmiercode "dahinter" aussieht und du wirst merken, dass er ganz einfach aufgebaut ist. -Und mit etwas Visual Basic, ASP oder VBA Kenntnissen auch das eine oder andere Verändern können.

Dem Programmieren mit VBA werde ich aus Komplexitätsgründen zu einem späteren Zeitpunkt einen eigenen Workshop widmen.

Abschliessendes

Ich hoffe der nachfolgende Workshop war Hilfreich und bin für Fragen oder Anregungen jederzeit offen!
Ich hatte hier auf weitergehenden Themen wie z.B. Formatvorlagen bewusst verzichtet um den Workshop für den Anfang nicht zu komplex zu gestalten und werde diese Dinge aber vielleicht in Zukunft ergänzen.

Related Downloads

|| File | Beschreibung
[http://download.tech-island.com/pub/files/musterbrief.dot|Musterbrief] | Den während dieses Workshops entstandenen Musterbrief. Er kann als Nachvollzug der Techniken, oder für Denkanstösse für weitere Briefe verwendet werden.
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